Re: [LibreAsso] Gestion électronique de documents (GED) en milieu associatif ?

["alter.md" <alter.md AT free.fr>]

Bonjour

Je me suis personnellement cassé les dents sur le sujet pendant dix bonnes années.

Pour les PDF c'est généralement du format mixte si il est édité à partir d'OCR ou d'un TTx

Sinon scanné en brut c'est forcément que de l'image et donc pas de recherche possible sur du texte.

Il ya  ... 30 ans, Superbase attrapait en natif les fichiers d'un répertoire en Super Word et organisant une base indexées tout de go selon les termes recherchés dans les documents puis les résultats s'affichaient à la ligne détectée si bien qu'il était possible de garder ou rejeter la référence après lecture et vérification.

Mon disque dur... 5 mégas ...oups, et le tri une petite heure voire deux. Mais tout ça n'était pas libre.

Actuellement j'utilise Calibre qui classe mon vrac local en epub, importe du PDF, et fait des conversions  PDF ODT html vers epub et vice versa.

Calibre est interopérable ... même en 32 bit

J'utilise Koha dans mon / mes école-s :

En effet  la classification-indexation et le "catalogage" c'est du domaine de la documentaliste et d'un bibliothécaire, Mais pas que :

Les indexations concernent seulement l'échange entre Bibliothèques et le catalogage (éditeur, isbn , date parution, auteur, commentaires) pour normaliser la désignation des ouvrages dans le monde de l'édition.

Sinon pour les document internes, l'indexation peut se penser selon l'activé et la spécialité de la structure qui va utiliser l'application en tenant compte de la classification qu'elle a entreprise auparavant.

Si cette structure intègre des ouvrages issus de l'édition , l'indexation est indépendante du catalogage qui lui est issu de l'édition pour ces ouvrages.

Voici en gros comment on procède :

-Étape 1 , on édite des barre-codes de 1 à N ... et on prépare le matos pour les coller et le tas  de bouquins , en vrac ! à ranger sur les rayons.

-Étape 2 On attrape le premier document / ouvrage /partition / média etc,

on scanne l'isbn si il y en a un ou on édite les identifiants de "l'objet" , et le rayon de la BCD où on va le ranger selon la classification adoptée ou celle normalisée,

ET... On colle le barre-code préparé , n'importe lequel (n) et on le scanne .

Ça y est il est entré et indexé dans la base de donnée.

-Étape 3 : On le range dans la bonne partie,

L'intérêt c'est que, même si deux bouquins dans le même rayon portent les 3 mêmes premières lettres d'auteur  le premier indexé dans le temps s'appellera "Roman MIC0001" pour Roman de Michon Bidule (vingt milles lieux dans le Libre)

et vingt ans plus tard le deuxième "Roman MIC0002 pour "Roman de Micheau Rossignol  (Ma jument et son petit poulain ) tout ça c'est comme dans toutes les biblios ,

Mais les deux ont hérité d'un Barre-code du jour tiré aléatoirement tout au long de l'existence de la BDC.

Y'a pas de mélange possible.

Et si deux BCD travaillent en même temps, le barre-code tiendra compte de l'origine de la bibliothèque et donc pas de mélange lors de la distribution, du prêt et de la restitution.

Et en plus on peut faire sa commande d'emprunt en ligne ou à partir d'une des BCD du groupe de BCD qui travaillent ensemble.

Zotero pas mal mais l'indexation est elle "motorisée" ou faut - il un moteur.

Je me demande si en travaillant via un outil comme Kiwix ou wikix donc du ZIM, Zotéro pourrait indexer des documents  une unité locale, un NAS ou un répertoire.

Librement

Didier Michon

Le 30/09/2019 à 14:23, Lauro a écrit :

Bonjour

J'ai un souci semblable de cohésion entre les divers outils d'_expression_, d'archivage

Gestionnaire de fichiers, thunderbird, firefox chaque à son classement et des difficultés pour transcrire l'information de l'un à l'autre et peu de moyens de la retrouver facilement

En cherchant dans les extensions de FF j'ai trouvé evernote non libre- qui m'a ensuite envoyé nombre de mails pour me persuader de ses avantages

Toute information est transformée en note qui peuvent devenir des envois avec mots clés notes qui s'emboîtent les unes avec les autres

-existe t'il le pendant en LL ? et est ce une bonne solution ?  au moins pour l'avenir car pour ce qui est déjà engrangé je pense que ré-arranger serait un travail impossible

Silvio

Ps j'ai plusieurs fois mentionné Diacamma comme logiciel pour gérer un immeuble et diacama asso, il ne me semble pas être un logiciel privateur pour autant ne serait il pas libre ?

Le 30/09/2019 à 11:44, Vincent Calame a écrit :

Bonjour Laurent,

Le problème d'un simple archivage sur un disque, c'est que tu n'as que deux supports de l'information : le nom du fichier et l'arborescence des répertoires. Il te faudra une convention de nommage solide pour retrouver facilement tes petits.

Je prends un exemple, celui de l'information de la date du document. C'est une information importante à laquelle il est utile d'avoir accès rapidement (sans ouvrir le fichier notamment). Évidemment, tu ne peux pas te fier à la date de création du fichier. Tu pourras par exemple classer les documents dans un sous-répertoire par année ou mettre systématique la date à la fin du nom de fichier.

Mais tu arriveras vite aux limites de ta convention de nommage et le mieux reste de rédiger une notice pour chacun de tes documents ou groupes de documents.  Cela permet d'associer de nombreuses méta-données à tes documents pour permettre de les retrouver rapidement (auteurs, type du document, mots-clés thématiques, destinataires s'il s'agit de courriers, confidentialité, etc.). 

Cela mérite de suivre la piste des logiciels de gestion de bibliothèques (PMB par exemple) ou de bibliographies.

À partir de là, je vais faire ma petite pub mais c'est justement ce que je développe pour la FPH, le système est assez modulaire pour répondre aux besoins de n'importe quelle association. Jusqu'à présent, je n'ai pas eu l'énergie et la motivation nécessaires (litote pour dire que j'ai la flemme) pour le rendre public mais il suffirait d'un petit dépôt sur Framagit pour que ce soit un logiciel libre complet. En attendant, je peux te faire une démonstration pour te donner une idée.

Vincent

je me pose la question de l'archivage numérique de vieux documents de ma fédération.

Je vais partager mon état de réflexion et reste à l'écoute de vos suggestions sur le sujet.

État de mes réflexions :

A force d'utiliser GNU/Linux, on finit par appréhender toute la puissances des outils :)... J'ai découvert récemment la commande pdfgrep. Certes, c'est en ligne de commande mais je me dis que, avec les bons arguments, ça peut être une solution pour retrouver des trucs.

En effet, on pourrait scanner brutalement à la chaîne, au fil du temps, les documents...et, lorsque l'on cherche un document en particulier, avec les bons mots clés, on lance, par exemple, un "pdfgrep -c Jeunesse *" dans le répertoire concernée et on a en retour les documents avec leur nombre d'occurence...

C'est une bonne idée ?

Le temps de recherche de recherche ne va-t-il pas être trop long si la quantité de documents augmente sensiblement ?

Avez-vous des arguments à passer à la commande pdfgrep qui enverrait une synthèse du type "document untel : 85 occurences, document deutel, 24 occurences, etc" ?

A tout hasard, avez-vous des interfaces graphiques ou des solutions graphique libres ?

Merci pour vos éventuels retours.

--
Pour connaître la configuration de la liste, gérer votre abonnement à la liste libreassociation et vos informations personnelles :
https://listes.april.org/wws/info/libreassociation

--
Pour connaître la configuration de la liste, gérer votre abonnement à la liste libreassociation et vos informations personnelles :
https://listes.april.org/wws/info/libreassociation

-- 
LAURO Silvio
Fixe: 01 4243 6159
Mobile 078334 8256
Adhérent à l'April pour la liberté de l'informatique,de l'information pour la coopération 

--
Pour connaître la configuration de la liste, gérer votre abonnement à la liste libreassociation et vos informations personnelles :
https://listes.april.org/wws/info/libreassociation