SL2007: conf téléphonique du 3 janv

[Eva Mathieu <eva AT april.org>]

Chers ségéliens,

voici la trace de la conférence de tout à l'heure concernant la préparation 
pour Solutions Linux 2007 : déco stand, communication, événements... 

Merci de me faire part de vos commentaires et corrections.

A bientôt,

-- 
Eva Mathieu
assistante de direction 
Association pour la promotion et la recherche en informatique libre
www.april.org
SALON GNU/LINUX 2007 : CONFERENCE TELEPHONIQUE DU 4 JANVIER 2007

Avec les voix de :
Lionel Allorge (LAL), Frédéric Couchet (FCO), Sébastien Dinot (SDI), Denis 
Dordoigne (DDO), Eva Mathieu (EMA) et Benoît Sibaud (BSI)
Prise de notes : Eva

RAPPEL PUBLICS CIBLES ET OBJECTIFS

Cibles :
- entreprises
- geeks ou informaticiens spécialisés

Objectif : faire augmenter nb membres
et faire mieux connaître les actions

On ne cible pas le grand public car pas moyens comm à ce jour.

AMENAGEMENT DU STAND

Taille du stand ?
Impossible d'en savoir plus pour le moment.
Insister pour avoir un 12 m² auprès d'E Seymann

Mobilier 
Dotation de 40 euros/m² : quel mobilier ?
Bar-hotesse pour poser un écran pour saisir les adhésions. Il faut éviter 
absolument les formulaires manuscrits. Des gens assis à une table, c'est 
moins engageant. Quitte à avoir des chaises et un coin salon table basse.
JZ - attention : bar-hotesse laisse le bordel visible. Il masque l'espace du 
fond

LAL - Penderie : au local d'APRIL.
Mais ça ne suffisait pas pour stocker les sacs à dos.
FCO - Rappeler aux permanents de pas se ramener avec des méga-sacs, et bien 
gérer les présences au stand. On n'acceptera pas les badauds qui viennent 
poser leur sac au stand. C'est au responsable du stand de gérer cette 
organisation.
JZ - Pas facile à gérer
FCO - Expliquer gentiment à l'avance que ceux qui ne se sont pas inscrits ne 
pourront pas laisser leur sac. Ceux qui animent le stand doivent être 
préinscrits.
Il y a néanmoins un nombre incompressible de sacs à caser(ceux du prez, du 
secrétaire,... qui sillonnent le salon pour l'APRIL)

FCO - Affaires oubliées : le soir, affaires oubliées ramenées au local. Idem 
pour les docs laissés sur le stand.
La réunion débriefing permettra chaque soir de ranger le stand

NB : Sur place, moyen de récupérer le jour de l'installation des chaises 
supplémentaires

DECORATION MURALE

JZ - 4 A3 avec gros lettrage : 1 liberté par panneau, pour que ce soit plus 
pédagogique. Les 4 sur notre stand, en filer ailleurs.
FCO - Trop de place pour un intérêt quasi nul. Donner priorité à nos actions. 
Peu de place : seulement le mur du fond utilisable
SDI Chaque année on constate qu'espace très vite rempli. Surtout si on 
demande emplacement près du bar, du coin presse, etc.
(Vérifier emplacement du bar)

FCO - Autre proposition : affiche présentant la nébuleuse APRIL : bénévoles, 
permanents, entreprises, partenariats... mais qui fait ?
Il faut aussi centrer sur les activités et leurs coûts
SDI - Lors de mes présenttions, l'APRIL en chiffre ça marque les esprits : 
3000 h de bénévolat, budget, trois permanents, tant de conférences, nb 
membres, 10 annnées de combat...
JZ - 2 ou 3 panneaux : APRIL en chiffres
FCO + un panneau actions 2007 : candidats.fr...
Jusqu'ici, on mettait une mosaïque sympathique mais bordélique. Consacrer le 
fond à un message unifié, le penser dans son ensemble : APRIL en chiffres, au 
centre coût des actions, à droite actions 2007...
JZ - essentiellement du texte N&B, c'est rébarbatif.
SDI - les picto, le kakemono, les T-shirts en contrepoint, pour apporter de 
la couleur

Qui fait quoi ?
EMA fait une proposition de mobilier (sur la base de 9m²)
JZ layout du mur (avec Totomatisme)
SDI transmet les chiffres

JZ Idée événement : Prospectus "candidat.fr" à distribuer partout dans le 
salon, où on invite les gens à voter sur "quels sont les plus grands dangers 
en 2007 ?", on vote en rentrant les derniers chiffres de son badges, et le 
jour du from'n pif on dépouille. Techniquement, ce n'est pas compliqué
FCO - Avoir 2 postes en terme de places, pas possible. J'aime bien l'idée de 
prospectus pour faire venir les gens sur le stand
Voir aussi avec Christophe si la liste du site sera prête

CLES
Qui détient les clés de la caisse ? La mettre autour du cou du responsable, 
et se la passer.
Tony sera présent tous les jous.
SDI Faire un planning des responsables par demi-journées

DOCUMENTS DE COMM

La liste des documents existants est longue. Qu'est-ce qu'on garde, qu'est-ce 
qu'on met à jour ?

SDI ne peut pas relire avant le 15 janvier
JZ fixer date de bouclage
FCO Imprimer le lundi d'avant, soit le 22 janvier, donc bouclage le 21/01 au 
soir.
Documents à mettre à jour : flyer et plaquette. Quid du formulaire Don / 
Adhésion ? car on avait évoqué l'idée de le "revoir". 
Lors de la réunion physique, lundi et mardi (8 et 9), revoir si les docs sont 
à jour sur les contenus (chiffres, logos...), les imprimer,... Juger leur 
exactitude et leur pertinence. Pour arriver à déterminer l'ensemble des docs 
qu'on remettra au visiteur.
SDI Un document visiteur, c'est bien.
JZ Il y aura au moins 2 docs : un pour candidats.fr
        > Demander à Christophe de rédiger ce flyer
A distribuer à la Keynote (600 inscrits)
FCO Avoir un document unique type flyer pour distribuer 2 fois par jour dans 
le salon
FZ le tryptique est très cryptique. Il faut un truc plus simple et succinct, 
avec quelques chiffres parlants. En faire 5 000 (10 paquets de 500)

(Apparté Cartes de visite : en faire pour le secrétaire)

MATOS A VENDRE

T-SHIRTS
JZ - T-Shirts : faire un bloc avec le logo bleu sur fond blanc pour le mettre 
sur la manche.
Si picto en jaune et orange (c'est mieux) : 7,45 HT 
Si 1 seule couleur : ??
Si 2 couleurs, il en faut 150 soit 1117 HT, 1336 TTC, 85 T-shirts à 15 euros 
pour couvrir les frais, ce qui est réalisable sur le salon. Donc le risque 
n'est pas énorme.
Décider très vite si on en prend 150, et à ce prix.
Faire une souscription ?
Benji contacté par IRC : apparemment pb de trésorerie
Souscrition : 13 euros si retiré sur site, 15 euros si envoyé par La Poste

PIN'S
Le plan Openstuff semble mort. (Demander si "à tout hasard il venait avec de 
pin's, d'en ramener des tonnes")

CANDIDATS.FR et 500 signatures
BSI - Votation est le moyen de les faire venir, et de les inciter à adhérer
Comment faire le thermomètre : Tableau Weleda ? Papier qui coulisse dans un 
tube gradué ?
FCO - Candidats.fr plutôt pour attirer les dons, et adhésions se feront sur 
l'apect global du stand
BSI Eviter les dons spécifiques
SDI mettre en avant candidats.fr, mais ne pas demander aux gens de financer 
spécifiquement cette action. Enquêtes personnelles ont montré que les gens 
étaient touchés par l'argument "APRIL a besoin d'argent"
FCO Afficher clairement nos coûts, et chiffrer ce qu'on ferait comme action 
supplémentaire avec plus d'argent. Montrer la progression de l'assoce et de 
son budget, plutôt que parler des difficultés à financer. Les gens rejoignent 
une dynamique

EVENEMENTS

Tombola ? : Non. 
Faire un cadeau : livre de Richard Stallmann avec dédicace d'Eben Moglen
Novell : trophée de l'entreprise la plus terreuse, qui a fait le truc le plus 
"sale"

From'n pif : Oui
Mais rappeler que c'est l'APRIL qui organise (panneaux de nos actions). 
BSI - Il nous a coûté de l'argent. Ca doit être l'occasion de recueillir des 
dons
JZ - D'accord pour organiser si une aide substantielle pour les courses 
(Lionel en voiture + au moins 2 autres personnes). Garder la formule avec les 
légumes
Coût estimé : 600 euros (environ 3 fois celui des 10 ans)

A FAIRE
SDI : envoi mail pédagogique sur animateurs du stand. Disponible pour relire 
docs après 15 janvier
JZ : Fil rouge (vote), layout, from'n pif

>Demander à BENJI d'évaluer coût global du Salon (photocopies, documents, 
>T-shirts, from'n pif)