Cenon : gestion informatisée du service A nimation et Vie Associative

[Jean-Christophe Becquet <jcb AT apitux.com>]

Bonsoir,

Ça ne parle pas directement de logiciel libre mais je trouve la démarche 
intéressante et assez exemplaire en termes d'analyse de besoin.

Dossier de subvention, Installations, et manifestations

Initiative publiée par : Cenon
François VERGNON, Coordination des Actions Numériques
Initiative publiée le : 16/09/2011


Synthèse

Initié en 2009, ce projet prend corps en cette fin d'été 2011.

A l'origine, il est souhaité avoir une meilleure connaissance du très 
riche tissu associatif local et optimiser les nombreuses manifestations 
qui en découlent.

Un système intégré de gestion est alors recherché, puis mis en place 
tout d'abord de façon expérimentale en doublon du mode de fonctionnement 
antérieur qui se caractérise principalement par un ensemble assez 
disparate et hétérogène :

    * Tableaux Excel,
    * logiciel spécifique de gestion de certaines installations,
    * gestion "éclatée" des subventions,
    * pas de centralisation d'un inventaire des équipements,
    * retraitements multiples de l'information,...

Le constat relève alors à  la fois une difficulté de concertation et 
d'optimisation de l'action des services municipaux vers les associations 
de la commune, ainsi que des problèmes opérationnels dans la mise à 
disposition des installations et moyens municipaux pour l'ensemble des 
manifestations organisées.

Il se montre également une impossibilité à analyser efficacement et à 
valoriser l'action de la commune.
Actions

Après une concertation de chacun des services concernés et la rédaction 
d'un cahier des charges fonctionnel puis technique, un système intégré 
est mis en place :

L'ensemble des données nécessaires ou à disposition sont référencées.
Une campagne de formation des utilisateurs est menée, puis les données 
sont saisies ou mises à jour.


Les documents/courriers/tableaux sont traités de la même manière et 
intégré dans la solution.


Un fonctionnement en tuilage est lancé depuis le début du mois de 
septembre 2011, avant une bascule totale sur le nouveau système fin 
septembre.


Résultats

Tout d'abord la démarche d'analyse transversale a permis de prendre en 
compte tous les aspects de la gestion des associations, des 
installations et des manifestations.

La mise en oeuvre de la solution repose sur une solution client/serveur 
avec un serveur dédié et une partie applicative sur les postes des 
agents municipaux.

Cette solution permettra également un lien vers une interface web de 
consultation des plannings, de pré-réservations ou encore de mise à jour 
en ligne des informations administratives des associations (bureau, 
contacts, etc...).

La base de données, ainsi gérée et mise à jour, constitue le socle de 
l'annuaire des associations proposé en ligne sur le site de la ville.

La circulation de l'information vers les bénévoles s'en retrouve 
facilitée, mais également la liaison avec les adhérents actuels ou futurs.

Une gestion plus centralisée et plus rigoureuse des demandes et dossiers 
de subvention a permis également d'intégrer plus facilement un 
formulaire en ligne dans la nouvelle version du site Internet. Nous 
attendons aussi un délai de traitement amélioré.

Cette rationalisation a déjà eu un effet bénéfique sur l'organisation 
des services et une prestation de meilleure qualité pour les 
associations, leurs adhérents et leurs actions.


Recommandations

Concertation, transversalité, et ... concertation.

Source :
http://www.villes-internet.net/ville/initiative/?no_cache=1&tx_icscommunitywork_pi1[details]=8033

JCB
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Eben Moglen - À propos de l'hérédité de la licence GPL
http://www.apitux.org/index.php?2006/07/10/175-eben-moglen-a-propos-de-l-heredite-de-la-gpl

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Jean-Christophe Becquet
3 rue Beethoven
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