Re: [LibreAsso] Gestion électronique de documents (GED) en milieu associatif ?

[Vincent Calame <vincent.calame AT exemole.fr>]

Bonjour Laurent,

Le problème d'un simple archivage sur un disque, c'est que tu n'as que deux supports de l'information : le nom du fichier et l'arborescence des répertoires. Il te faudra une convention de nommage solide pour retrouver facilement tes petits.

Je prends un exemple, celui de l'information de la date du document. C'est une information importante à laquelle il est utile d'avoir accès rapidement (sans ouvrir le fichier notamment). Évidemment, tu ne peux pas te fier à la date de création du fichier. Tu pourras par exemple classer les documents dans un sous-répertoire par année ou mettre systématique la date à la fin du nom de fichier.

Mais tu arriveras vite aux limites de ta convention de nommage et le mieux reste de rédiger une notice pour chacun de tes documents ou groupes de documents.  Cela permet d'associer de nombreuses méta-données à tes documents pour permettre de les retrouver rapidement (auteurs, type du document, mots-clés thématiques, destinataires s'il s'agit de courriers, confidentialité, etc.). 

Cela mérite de suivre la piste des logiciels de gestion de bibliothèques (PMB par exemple) ou de bibliographies.

À partir de là, je vais faire ma petite pub mais c'est justement ce que je développe pour la FPH, le système est assez modulaire pour répondre aux besoins de n'importe quelle association. Jusqu'à présent, je n'ai pas eu l'énergie et la motivation nécessaires (litote pour dire que j'ai la flemme) pour le rendre public mais il suffirait d'un petit dépôt sur Framagit pour que ce soit un logiciel libre complet. En attendant, je peux te faire une démonstration pour te donner une idée.

Vincent

je me pose la question de l'archivage numérique de vieux documents de ma fédération.

Je vais partager mon état de réflexion et reste à l'écoute de vos suggestions sur le sujet.

État de mes réflexions :

A force d'utiliser GNU/Linux, on finit par appréhender toute la puissances des outils :)... J'ai découvert récemment la commande pdfgrep. Certes, c'est en ligne de commande mais je me dis que, avec les bons arguments, ça peut être une solution pour retrouver des trucs.

En effet, on pourrait scanner brutalement à la chaîne, au fil du temps, les documents...et, lorsque l'on cherche un document en particulier, avec les bons mots clés, on lance, par exemple, un "pdfgrep -c Jeunesse *" dans le répertoire concernée et on a en retour les documents avec leur nombre d'occurence...

C'est une bonne idée ?

Le temps de recherche de recherche ne va-t-il pas être trop long si la quantité de documents augmente sensiblement ?

Avez-vous des arguments à passer à la commande pdfgrep qui enverrait une synthèse du type "document untel : 85 occurences, document deutel, 24 occurences, etc" ?

A tout hasard, avez-vous des interfaces graphiques ou des solutions graphique libres ?

Merci pour vos éventuels retours.

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