Re: [LibreAsso] [Libre association/Logiciel Libre et monde associatif] GED Hyla ?

[jfbonne AT free.fr]

Bonjour à tous,

Merci à vous pour vos réponses.

Oui, j'ai justement commencé à regarder du côté de Nextcloud.

Pour répondre à la question « quel est le profil des personnes qui vont saisir ? à qui est destiné l'outil », en fait la GED que l'on cherche servira uniquement pour toute la vie d'animation de l'association (organisation d'événement, compte-rendu de réunion ,etc...) mais aucunement à la gestion des livres/usagers car nous avons déjà un logiciel imposé pour cela.

Il y aura en fait très peu de personnes concernées, et toutes sont bénévoles.

Je vous tiendrai au courant,

Je vous remercie,

Jean-François.

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De: "Vincent Calame" <vincent.calame AT exemole.fr>
À: "Libre Association" <libreassociation AT april.org>
Envoyé: Vendredi 2 Avril 2021 09:32:28
Objet: Re: [LibreAsso] [Libre association/Logiciel Libre et monde associatif] GED Hyla ?

Bonjour Jean-François,

Comme l'a indiqué Jean-Luc, NextCloud est une solution qui pourrait bien répondre au besoin de centralisation de documents. C'est le logiciel libre le plus dynamique sur la question, il n'y a qu'à voir le nombre d'hébergeurs indépendants qui l'ont déployé.

L'avantage d'une solution libre (parmi tant d'autres), c'est que tu n'as pas besoin de répondre immédiatement à la question : auto-hébergement ou prestation. Tu peux commencer par une prestation pour commencer, ce qui permet de tester l'outil rapidement et de ne pas avoir à se soucier de trop de détails techniques puis, ensuite, quand l'usage de l'outil augmente et qu'il faut quelque chose de plus puissant et qu'on est plus sûr de soi, on héberge soi-même. Le tout est de vérifier dès le début que la migration va être facile.

La principale question qui me vient à l'esprit est : « quel est le profil des personnes qui vont saisir ? à qui est destiné l'outil ». Ce n'est pas du tout la même chose s'il s'agit de salariés ou de bénévoles. Dans le premier cas, il y a un contrat de travail et c'est normal que la direction impose des cadres de saisie de l'information pour une meilleure centralisation et valorisation, on peut donc partir sur des solutions riches et complexes. Dans le second cas, il faut choyer ses bénévoles et en attirer de nouveaux et donc être le plus simple possible, sans trop déranger les habitudes de travail de chacun tout en étant compatible avec des environnements informatiques divers et variés. Nextcloud est très bon de ce point de vue puisqu'il faudra simplement que le bénévole dépose le fichier dans les bons dossiers.

Après, il n'y a pas obligation d'avoir un logiciel unique car les besoins de saisie ne sont pas les mêmes que ceux de la valorisation. Tu peux avoir Nextcloud pour toute la partie « production des fichiers audio » et avoir en parallèle un système de gestion de notices qui va permettre de saisir toutes les métadonnées des fichiers audio (auteurs, origine, etc.) et qui va remplacer tes tableurs. Comme vous êtes une bibliothèque, pourquoi ne pas regarder du côté de PMB (https://www.sigb.net/) qui est un logiciel de gestion de bibliothèque. Petit avantage d'un tel logiciel (dans mon souvenir), tu peux facilement récupérer la notice normalisée d'un ouvrage à partir de son ISBN.

En ce qui me concerne, nous fonctionnons comme ça à la FPH : nous avons une instance de Nextcloud pour les fichiers du quotidien (ceux en cours de travail) et un système de gestion de fiches pour la mémoire et le compte-rendu aux instances dirigeantes.

Vinent

1931022686.176549748.1617278063799.JavaMail.root AT zimbra74-e12.priv.proxad.net"> Je vous remercie pour votre réponse.

Je viens de m'inscrire à la liste.

        Je suis une des personnes qui s'occupent de
          l'informatique à la Bibliothèque Sonore de Nancy(54).
        Des bénévoles s'enregistrent pendant qu'ils lisent des
          livres à voix haute, afin que les adhérents (personnes
          empêchées de lire, telles malvoyants, dyslexiques...) puissent
          "écouter" les livres (romans, biographie, manuels scolaires,
          pièces de théâtre,...)
        
        
        D'ailleurs, si le coeur vous en dit, toutes les
          bibliothèques sonores de France, et du monde aussi, sont
          toujours à la recherche de bénévoles souhaitant partager leur
          livres fétiches :)
        (c'est gratuit)
        De même, si vous connaissez des personnes qui sont
          privées de lecture, faites-leur part de cette solution, c'est
          gratuit également :)
        [fin de l'auto-promo]
        
        
        Nous sommes en train de réfléchir à mettre en place un
          outil accessible aux différentes Bibliothèque Sonores des
          environs, afin de partager des documents, type fichiers
          tableur, documents texte, etc... susceptibles de
          modifications.
        
        
        Nous sommes en train de réfléchir à définir notre
          besoin, nos critères, etc... et je me demande si cela ne
          correspondrait pas à une GED.
        
        
        Voici pour l'instant où j'en suis, et les questions que
          j'ai posé aux responsables, afin de m'orienter vers une
          solution :

"Parmi les critères à prendre en compte, voici ceux auxquels je pense de prime abord :

* installation gérée ou déléguée

Dans le cadre d'une installation gérée par nous-mêmes :

Avantages : 

 - autonomie (nous ne dépendons de personne pour l'installation, le paramétrage, la maintenance, les mises à jour, les fonctionnalités),

 - coût (il n'y aurait a priori rien à payer, à part un éventuel coût d'hébergement)

Inconvénients :

 - disponibilité des compétences (il va falloir former des bénévoles pour l'installation et le paramétrage, ce qui peut induire un délai avant d'être opérationnel),

 - efficience et sécurité (on risque de tatonner longtemps avant de comprendre les réglages et de trouver ceux dont nous avons besoin. On peut passer à côté de risques non-identifiés qui peuvent avoir des conséquences importantes beaucoup plus tard)

 - maintenance (il va falloir maintenir à niveau les compétences des bénévoles en charge de la maintenance, et effectuer les mises à jour nous-mêmes, c'est un engagement sur le long terme, et transmettre l'expérience acquis à son remplaçant le cas échéant, que faire en cas d'indisponibilité/vacances...)

 - singularisation (en effectuant nous-mêmes les réglages, on choisit de s'écarter des standards, ce qui peut engendrer des incompatibilités avec l'extérieur)

 - connexion (il va falloir gérer le serveur d'hébergement, ses accès et ses droits)

 

Dans le cadre d'une installation déléguée :

Avantages :

 - disponibilité (ce type d'installation est clé en main, disponible rapidement)

 - standard (pas d'exotisme dans la sécurité ou les réglages)

 - maintenance incluse (pas de compétences à acquérir ni à maintenir à niveau)

 

Inconvénients : 

 - dépendance d'un prestataire

 - possible manque de réactivité en cas de demande de modification

 - standard (limitation dans la personnalisation)

 - coût

Les autres critères à prendre en compte peuvent être :

- volumétrie : la volumétrie de l'ensemble des documents à prévoir, ainsi que le volume moyen d'un document

- type de flux d'entrée : souhaite-t-on un accès via une page web avec login et mot-de-passe, peut-on déposer un document directement par mail, faut-il un répertoire accessible depuis l'explorateur de fichier Windows type OneDrive, faut-il de la synchronisation entre un répertoire de référence et l'endroit où sont disponibles les documents pour consultation ?

- type d'accès : les documents doivent-ils être accessibles depuis une tablette, un smartphone, ou alors uniquement depuis un ordinateur ?

- workflow : a-t-on besoin d'un ou de plusieurs scénario de validation de document avant leur publication ?

- tracabilité : a-t-on besoin de tracabilité et d'historique sur modifications (qui a modifié quoi, quand, sur quel document), a-t-on besoin de pouvoir revenir facilement et rapidement en arrière (gestion de versions des documents) ?

- modification : faut-il prévoir que la modification des documents (tableau, texte...) puissent s'effectuer directement en ligne, ou alors les éditeurs devront-ils télécharger les documents sur leur ordinateur, effectuer les modifications sur leur ordinateur, puis mettre en ligne la nouvelle version à la place de l'ancienne ?

- sauvegarde : dans tous les cas, il faut prévoir une gestion et vérification des sauvegardes, qui, comment... ?" 

En gros, que veulent-ils, que veulent-ils pouvoir faire ou non ?

Veulent-ils partir sur un serveur vierge (hébergé ou non) sur lequel nous installerions l'outil ? ou alors un truc clé en main prêt à l'emploi ?

Veulent-ils un simple repository ?

Veulent-ils une interface un peu plus élaborée ?

Veulent-ils de l'édition en ligne ?

Qu'en pensez-vous ?

Qu'ai-je oublié dans mes questions ?

Dans mes recherches j'ai découvert Hyla, mais cela semble abandonné ?

J'ai également découvert Framadrive, qu'en pensez-vous ?

Framadrive peut-il répondre à mes critères ? Quels seraient vos retours d'expérience ?

D'une manière générale, quels seraient vos conseils, vos critiques, vos mises en garde, vos recommandations ?

En vous remerciant pour votre lecture attentive,

Bonne journée à tous,

Jean-François BONNE.

---

De: "Laurent Costy" <laurent.costy AT espace.lautre.net>
À: jfbonne AT free.fr, libreassociation AT april.org
Cc: vcalame AT april.org, bonjour AT april.org
Envoyé: Dimanche 21 Mars 2021 09:23:52
Objet: Re: [Libre association/Logiciel Libre et monde associatif] GED Hyla ?

Bonjour M. Bonne,

je vous remercie pour l'intérêt porté au guide et au travail de recensement qui avait été fait à l'époque.

Il est vrai que les logiciels vivent et parfois se mettent en sommeil (voir plus)

Je me permets de rediriger votre message sur la liste de discussions libreassociation AT april.org (à laquelle vous pouvez vous inscrire ici si vous le souhaitez)

Il y aura peut-être des personnes susceptibles de nous donner le pouls du projet Hyla et d'autres de suggérer peut-être des alternatives. Il faudrait peut-être préciser vos besoins.

Vincent Calame pourra aussi vous parler de ce qu'il a mis en place au sein de la FPH.

Bon dimanche

Librement,

Le 19/03/2021 à 16:39, jfbonne AT free.fr a écrit :

BONNE a envoyé un message via le formulaire de contact sur https://www.april.org/contact.

Bonjour,
Dans le guide Libre association, concernant la GED vous recommandez l'utilisation d'Hyla, mais le lien semble mort et je n'arrive pas à trouver d'info : pouvez-vous m'aider s'il vous plaît ?
Merci.

-- 
Laurent Costy
62 rue Doudeauville
75018 PARIS

--
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